Що таке дебіторська заборгованість

• Визначення дебіторської заборгованості
• Види дебіторської заборгованості
• Дебіторська та кредиторська заборгованість: у чому різниця
• Аналіз дебіторської заборгованості: як оцінити масштаб проблеми
• Управління дебіторською заборгованістю

Контрагент мав заплатити місяць тому. Потім казав «наступного тижня», а згодом взагалі перестав виходити на зв’язок. Тим часом компанія не може розрахуватися з власними постачальниками. Адже її гроші застрягли в чужих боргах.

У цій статті розповідаємо, що таке дебіторська заборгованість простими словами та що робити бізнесу, щоб вчасно повернути свої гроші.

Визначення дебіторської заборгованості

Дебіторська заборгованість — це сума заборгованості клієнтів перед вашим бізнесом за товари, послуги або роботи. Найчастіше це гроші, які контрагенти винні вашій компанії і на які ви маєте право розраховувати. Але дебіторка може складатися й з інших активів. Наприклад, з товарів.

Офіційне визначення дебіторської заборгованості зазначене у п. 4 Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 08.10.1999 № 237.

Уявіть, що ви поставили партію товару на 500 000 грн із відстрочкою платежу 15 днів. Поки ці 15 днів не минули і гроші не прийшли — у вас є дебіторська заборгованість на цю суму. Це нормальна частина бізнес-процесів. Проблеми починаються, якщо строк оплати минув, а грошей так і немає. 

Чим це загрожує:

• касові розриви — підходить час платити зарплати та оренду, але нічим;
• неможливість вчасно розрахуватися з власними постачальниками — в результаті вам затримують наступні поставки і ваші клієнти не отримують товар вчасно; 
• відмови у кредитуванні — банк бачить ваш баланс з невиплаченою дебіторкою, і для нього це ризик; 
• зниження прибутковості — гроші, які вам заборгували, не працюють на розвиток вашого бізнесу і знецінюються з часом.

Якщо борг вам так і не повернуть, це прямі фінансові збитки. Плюс доведеться витрачатися на судові процедури. Саме тому правильне управління дебіторською заборгованістю — це питання виживання бізнесу. Про це варто подбати ще до підписання договору. 

Види дебіторської заборгованості

Є кілька класифікацій дебіторки: за строками, способом та ймовірністю погашення. Правильний облік дебіторської заборгованості починається саме з розуміння цих видів.

За строками погашення розрізняють поточну та довгострокову дебіторку. Поточна — це коли оплата має надійти протягом 12 місяців або в межах нормального операційного циклу. Наприклад, ви відвантажили товар з відстрочкою на 30 днів. Це поточна заборгованість. 

Довгострокова — коли погашення очікується пізніше ніж через 12 місяців. Скажімо, ви надали контрагенту розстрочку на 2 роки.

За способом погашення виділяють грошову та товарну заборгованість. Грошова — контрагент має розрахуватися коштами. Товарна — борг погашається товарами, роботами чи послугами. 

Але найважливіша класифікація для бізнесу — за ймовірністю повернення. Тут дебіторку поділяють на три категорії:

• реальна дебіторська заборгованість це — коли строк оплати не пропущений, контрагент платоспроможний, питань до нього немає. Це робочий процес;
• сумнівна — строк оплати минув, контрагент не реагує. Також проти нього можуть бути відкриті інші судові справи або виконавчі провадження. Саме на цій стадії важливо залучити юриста. Тут ще є шанси повернути гроші;
• безнадійна — контрагента ліквідовано, визнано банкрутом або минув строк позовної давності. Такий борг, як правило, залишається лише списати.

Від класифікації залежить, як відображати борг у звітності та яку стратегію стягнення обирати. Також це дозволяє вчасно розпізнати момент, коли звичайна відстрочка перетворюється на безнадійний борг.

Дебіторська та кредиторська заборгованість: у чому різниця

Дебіторська заборгованість — це коли винні вам. Кредиторська — коли винні ви. Перша є активом бізнесу, друга — зобов’язанням. Обидві впливають на фінансовий стан компанії.

Найпростіше зрозуміти різницю на прикладі. Ваша компанія замовила партію товару на 100 000 грн з відстрочкою платежу 14 днів. Постачальник відвантажив товар. З цього моменту у вас з’явилася кредиторська заборгованість перед ним. Ви йому винні. У постачальника, дзеркально, з’явилася дебіторська заборгованість. Він очікує ваших грошей.

Тобто один і той самий борг — це дебіторська та кредиторська заборгованість одночасно. Дебіторка для кредитора і кредиторка для боржника. Різниця лише в тому, з якого боку дивитися.

Бізнесу важливо слідкувати за обома, бо вони працюють у зв’язці. Якщо ваші клієнти масово затримують оплату, зростає дебіторка. Грошей не вистачає — і ви самі починаєте затримувати платежі постачальникам. І тоді зростає кредиторка. 

Виникає замкнене коло: чужі борги породжують ваші власні. Тому ефективне управління дебіторською заборгованістю автоматично знижує ризик накопичення кредиторської.

Аналіз дебіторської заборгованості: як оцінити масштаб проблеми

Аналіз дебіторки показує: хто саме вам винен, скільки, як довго і чи реально повернути ці гроші. Без цієї інформації управляти боргами неможливо. Ви просто не знатимете, де саме проблема.

Варто почати з класифікації боргів за тривалістю прострочення. Розділіть усю дебіторку на категорії. Наприклад, до 30 днів, 30–90 днів, понад 90 днів. Це одразу покаже загальну картину. Чим довше контрагент не платить, тим менше шансів отримати гроші без суду.

Далі слід визначити найбільших боржників. Часто 80 % усієї дебіторки — це 2-3 контрагенти. Якщо один із них раптом стане неплатоспроможним, ви втратите значну частину оборотних коштів. 

Наступний крок — оцінка якості боргів. Пройдіться по кожному боржнику і визначте: цей борг реальний, сумнівний чи вже безнадійний? Дебіторська заборгованість — це актив лише доти, доки є реальні шанси на її повернення.

Перевірте контрагента через відкриті реєстри. Єдиний державний реєстр судових рішень покаже, чи є проти нього інші позови. Автоматизована система виконавчих проваджень — чи стягують із нього борги примусово. Сервіси на кшталт YouControl чи Opendatabot дадуть загальне уявлення про вашого контрагента. 

І нарешті — проаналізуйте документальну базу. А саме, чи є у вас:

• підписаний договір; 
• акти виконаних робіт; 
• видаткові накладні; 
• акт звірки взаєморозрахунків.

Без цих документів навіть очевидний борг буде складно стягнути через суд. Якісний облік дебіторської заборгованості — це не лише бухгалтерська вимога, а й сильний аргумент у суді.

Управління дебіторською заборгованістю

Це система роботи з дебіторкою, яка не дозволяє їй перейти у проблемний борг, а також направлена на повернення грошей з мінімальними втратами. Ефективне управління дебіторською заборгованістю працює на 3 рівнях: профілактика, досудове стягнення та судовий захист.

Перш ніж підписати договір, перевірте контрагента через реєстри (про них ми говорили вище). Далі — подбайте про сам договір. Досвідчений адвокат завжди закладає в нього механізми захисту:

• часткову попередню оплату, якщо це можливо;
• чіткі строки та порядок розрахунків;
• штрафні санкції за прострочення;
• пеню за кожен день затримки.

Не менш важливо налагодити внутрішній контроль оплат. Бухгалтерія має відстежувати надходження, а менеджери — контролювати своїх клієнтів. Якщо контрагенти не платять місяцями, і ніхто не реагує — облік дебіторської заборгованості в компанії не працює.

Якщо борг уже є, починайте з переговорів. Зателефонуйте, надішліть акт звірки, з’ясуйте причину. Якщо контрагент готовий платити, але не може одразу — узгодьте графік погашення та зафіксуйте його додатковою угодою до договору.

Якщо переговори не дали результату — надсилайте претензію рекомендованим листом із повідомленням про вручення. У ній зазначте:

• суму основного боргу;
• нараховані штрафи та пеню;
• строк для добровільної оплати;
• попередження про звернення до суду.

Якщо претензія залишилася без відповіді, то наступний крок для стягнення дебіторської заборгованості — це позов до суду. Важливо дотримати строк позовної давності — 3 роки з моменту, коли контрагент мав здійснити оплату.

Водночас слід враховувати спеціальні строки. Зокрема, відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 258 ЦК України, до вимог про стягнення неустойки (штрафу, пені) застосовується скорочений строк позовної давності — 1 рік. Це означає, що навіть якщо основний борг можна стягнути в межах трирічного строку, вимоги щодо штрафних санкцій можуть бути обмежені одним роком з дня прострочення.

Також варто одразу подати заяву про забезпечення позову. Наприклад, арешт рахунків або майна боржника. Це запобіжний захід, який не дасть контрагенту вивести активи, поки суд розглядає справу.

Після рішення суду на вашу користь потрібно ще домогтися реального повернення грошей. Стягнення здійснюється через державну виконавчу службу або приватного виконавця. На цьому етапі виконавець може:

• арештувати банківські рахунки боржника;
• описати та реалізувати його майно;
• внести до Єдиного реєстру боржників.

На кожному з цих етапів участь адвоката суттєво підвищує шанси на повернення коштів. Фахівець не лише готує документи, а й передбачає дії боржника, контролює процесуальні строки та оперативно реагує на спроби затягнути справу.

Потрібна консультація чи супровід? Адвокати Mitrax допоможуть на будь-якому етапі — від аналізу дебіторської заборгованості до представництва в суді. Зателефонуйте до нас за контактами на цьому сайті.