Публічні закупівлі: як співпрацюють держава та бізнес

• Що таке публічна закупівля та хто може брати участь 
• Які бувають процедури публічних закупівель
• Відкриті торги та спрощені закупівлі
• Торги з обмеженою участю
• Конкурентний діалог
  
• Переговорна процедура

Державі потрібні товари та послуги, а бізнес прагне вигідних замовлень. На перетині цих інтересів з’явилися публічні закупівлі. Ця процедура дає можливість компаніям постачати свій продукт на замовлення державних структур за бюджетні кошти.

У 2016 році електронна система закупівель (ЕСЗ) замінила традиційно-корупційні «тендери на папері». Це додало прозорості, проте створило нові правила та процеси. Ще більше змін принесла війна. 

У цій статті проаналізуємо основні процедури, за якими проводяться публічні закупівлі в Україні.    

Що таке публічна закупівля та хто може брати участь 

Публічна закупівля – це придбання державою товарів, робіт або послуг, які необхідні для її нормального функціонування. 

Цю процедуру регламентує Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 року № 922 (далі – Закон). Також під час воєнного стану здійснювати закупівлі необхідно з урахуванням правил, які встановлені Постановою КМУ від 12.10.2022 року  № 1178 (далі – Постанова № 1178).  

На жаль, саме слово «тендер» вже давно асоціюється із корупцією, «схемами» та «відкатами». Проте з 2016 року в Україні діє єдина ЕСЗ ProZorro, яка має зменшити корупційну складову. Як це працює?

По-перше, тендери проводяться на електронних майданчиках. Це авторизовані сайти, де публікується інформація про торги та приймаються заявки від учасників. Уся інформація та документи завантажуються до системи онлайн. Таких майданчиків досить багато, тож їх легко знайти в інтернеті.  

По-друге, інформація з тендерних майданчиків автоматично потрапляє до системи ProZorro. Вона синхронізується та оприлюднюється на платформі  https://prozorro.gov.ua/. 

Так будь-хто може продивитися відомості про будь-який тендер. Цим займаються не тільки контролюючі органи, але й багато громадських організацій. Презюмується, що це забезпечує прозорість та дає можливість чесно співпрацювати з державою. 

Щоб краще розуміти публічні закупівлі, варто визначити хто є хто у цьому процесі. Тож у торгах беруть участь:

• замовник – державна структура (бюджетна установа), яка оголошує тендер;
  
• учасник – компанія, яка бажає постачати державі товари, послуги або роботи. Підприємство набуває цей статус, коли подає заявку для участі в тендері;
  
• постачальник – компанія, що перемогла у торгах та підписує угоду із замовником.

Часто учасниками торгів може бути необмежене коло компаній. Проте деякі процедури передбачають обмежену участь. Спочатку замовник висуває кваліфікаційні критерії, а тоді проводить тендер серед компаній, що відповідають його вимогам.

Які бувають процедури публічних закупівель

Закон передбачає декілька видів тендерів. Саме замовник обирає, яку процедуру необхідно провести. Найчастіше критерієм вибору стає вартість предмета тендеру. Проте повпливати можуть й інші обставини. 

Закон дозволяє оголошувати такі види закупівель:

• відкриті торги – класична та найбільш поширена форма. Адміністрація системи ProZorro завжди радить замовникам: якщо не знаєте, яку процедуру провести, оголошуйте відкриті торги. Їхнім підвидом є спрощені закупівлі;
  
• торги з обмеженою участю – той самий випадок, коли замовнику необхідно перевірити попередню кваліфікацію учасників. Торги проводяться у два етапи;
  
• конкурентний діалог – застосовується, коли замовник з об’єктивних причин не може визначити, який вид послуг йому необхідний або яким технічним та якісним характеристикам мають відповідати роботи. Без з’ясування цих питань він не може оголосити тендер. Тож спочатку замовник веде переговори з учасниками, а тоді організує публічні закупівлі;
  
• переговорна процедура – застосовується як виняток, коли замовник після переговорів укладає договір з одним або декількома учасниками. Тендер як такий не проводиться.
  

Крім того, Постанова № 1178 прямо передбачає процедури публічних закупівель, які можна проводити у воєнний стан:

• відкриті торги – про них уже було сказано вище;
• укладення договору без використання ЕСЗ – такі випадки передбачені п. 9 та п. 13 Постанови № 1178. Зокрема, мова йде про придбання товарів чи послуг для нагальної потреби держави, ліквідації наслідків бойових дій, пошуку зниклих безвісти тощо;
  
• через електронний каталог – проходить через е-каталог ProZorro, як у звичайному інтернет-магазині або у форматі запиту цінових пропозицій;
  
• спрощена закупівля – проводиться, коли вартість товарів чи послуг (крім послуг поточного ремонту) менша за 100 тис. грн, вартість послуг поточного ремонту менша за 200 тис. грн, вартість робіт менша за 1,5 млн грн. Ця процедура регламентована Інструкцією, затвердженою наказом ДП «Прозорро» від 20.10.2022 року № 25.

Як бачите, воєнний стан вніс багато змін. Не виключено, що порядок проведення публічних закупівель буде змінюватися й надалі. Тому пропонуємо розібрати традиційні, «усталені», процедури торгів з урахуванням нюансів воєнного часу. 

Відкриті торги та спрощені закупівлі

Відкриті торги – основний та найбільш вживаний формат. За Постановою № 1178 замовник має оголосити відкриті торги у таких випадках:

• вартість товарів та послуг (крім поточного ремонту) дорівнює або перевищує 100 тис. грн;
  
• вартість послуг поточного ремонту дорівнює або перевищує 200 тис. грн;
  
• вартість робіт дорівнює або перевищує 1,5 млн грн.

Замовник оголошує публічні закупівлі у формі відкритих торгів та публікує тендерну документацію. У період воєнного стану він має це зробити не пізніше ніж за 7 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій. За мирних часів мінімальний строк становив 15 днів. 

У тендерній документації замовник зазначає свої вимоги та підстави для відхилення тендерних пропозицій. Ця інформація доступна для перегляду на тендерному майданчику.

Далі торги проходять такі етапи:

• подання тендерних пропозицій – учасники заявляють про свою участь, надають інформацію та документи, які замовник зазначив у тендерній документації. У цей період вони також можуть ставити питання замовнику, вимагати усунення порушень або скаржитися до Антимонопольного комітету України (АМКУ);
  
• проведення аукціону. Мова йде про класичний аукціон на пониження, де основним критерієм є ціна робіт. Проте Постанова № 1178 дозволяє замовнику проводити тендерну процедуру закупівлі без електронного аукціону. Тоді ЕСЗ оцінює тендерні пропозиції за критеріями, зазначеними замовником;
  
• розкриття та оцінка пропозицій учасників – на цьому етапі замовник обирає переможця та аргументовано відмовляє компаніям, чия пропозиція не пройшла відбір;
  
• укладення договору з переможцем торгів.

Якщо все пройшло вдало, сторони можуть спокійно виконувати договір. Проте на практиці процедуру та результати торгів часто оскаржують інші учасники. Підстав вистачає: від дискримінаційних вимог до укладення договору з компанією, яка не має права підписувати такі угоди. 

Спрощені або допорогові публічні закупівлі в цілому схожі на відкриті торги. 

Вони містять ті ж самі етапи та принципи. 

Основна різниця полягає у строках. Мінімальний строк з моменту оголошення тендеру й до закінчення строку розгляду – 2 дні. Тобто за пару днів замовник може підібрати постачальника та швидко отримати бажані товари чи послуги. Не забуваймо, що використати спрощений формат можна, якщо вартість предмета тендеру не перевищує лімітів, встановлених Постановою № 1178. 

Торги з обмеженою участю

У звичайному відкритому тендері беруть участь усі охочі. Вже потім замовник «відсіює» тих, хто не відповідає вимогам. Під час торгів з обмеженою участю все відбувається навпаки. Замовник спочатку проводить відбір компаній, а вже потім обрані учасники подають тендерні пропозиції. 

Цей порядок проведення публічних закупівель містить такі етапи:

• кваліфікаційний відбір. Після оголошення про проведення торгів учасники подають документи для участі у відборі, що підтверджують їх відповідність критеріям замовника. Для цього у компаній є 30 робочих днів. Після цього замовник оцінює подані документи та вирішує, хто саме пройшов відбір. Для цього він має 20 робочих днів. За результатами приймається протокол кваліфікаційного відбору;
  
• подання тендерних пропозицій. Протягом 20 днів обрані учасники подають свої пропозиції. В них має бути інформація про характеристики предмета, умови постачання, час та місце виконання робіт або надання послуг, їхню ціну. 

Після цього проводиться аукціон, розкриваються та оцінюються пропозиції. З переможцем тендеру замовник укладає договір. 

Наразі спірне питання: чи проводяться публічні закупівлі з обмеженою участю у воєнний стан? У Постанові № 1178 згадка про цей формат відсутня. Тому радимо звернутися за консультацією до ProZorro або делегувати це досвідченому адвокату з тендерів. У «турбулентних» умовах кожен випадок слід розглядати окремо. 

Конкурентний діалог

Інколи замовнику потрібно не просто провести кваліфікаційний відбір, але й заздалегідь прокомунікувати з ймовірними учасниками. В таких випадках застосовується конкурентний діалог. Підстави для його проведення такі:

• природа предмета публічної закупівлі не дає змогу визначити чіткі вимоги до нього. Зокрема, мова йде про «складні» послуги – юридичні або IT, а також наукові дослідження, експерименти та розробки;
  
• договір про закупівлю передбачає розробку проєкту виконання робіт чи надання послуг, використання нових технологій;
  
• замовник не може визначити точну технічну специфікацію на підставі наявних технічних стандартів.

Конкурентний діалог проходить у два етапи. На першому відбувається кваліфікаційний відбір. Замовник публікує тендерну документацію, де зазначає предмет, опис своїх потреб, мінімальні вимоги та кваліфікаційні критерії учасників. Після цього компанії подають тендерні пропозиції. Насамперед вона має містити інформацію, яка доводить відповідність компанії кваліфікаційним критеріям.

Після розкриття тендерних пропозицій замовник їх оцінює та проводить відбір серед компаній. За результатами він має запросити до переговорів, як мінімум, трьох учасників. З кожним учасником замовник спілкується окремо.

По закінченню переговорів замовник корегує тендерну документацію та пропонує учасникам взяти участь у тендерній процедурі закупівель. На цьому етапі компанії подають остаточні тендерні пропозиції із зазначенням ціни. Фінал традиційний – розгляд та оцінка пропозицій, укладення договору з переможцем.    

Переговорна процедура

Це винятковий формат, який навіть складно назвати «торгами». Адже замовник укладає договір з компанією після проведення прямих переговорів. Це можливо у таких випадках:

• відкриті торги за цим предметом були двічі скасовані;
  
• роботи, послуги або товари можуть бути поставлені винятково однією компанією – детальніше про цю підставу йдеться у п. 2 ч. 2 ст. 40 Закону;
  
• у замовника виникла нагальна потреба закупити товари, послуги чи роботи – детальніше у п. 3 ч. 2 ст. 40 Закону;
  
• після укладення договору замовнику необхідно закупити додатковий обсяг товарів, робіт чи послуг у цього ж постачальника, адже зміна компанії може призвести до виникнення технічної несумісності;
  
• товари закуповуються за процедурою відновлення платоспроможності боржника;
  
• предметом тендеру є юридичні послуги для захисту національних інтересів України.

Хоча цей порядок проведення публічних закупівель відрізняється від класичних торгів, держава та громадськість також можуть його контролювати. 

Наприклад, замовник зобов’язаний оприлюднити повідомлення про намір укласти договір з переможцем в ЕСЗ. Він має зробити це не пізніше одного дня з моменту обрання переможця за переговорами. У цьому повідомленні замовник повинен обґрунтувати необхідність проведення переговорної процедури. 

Навіть за мирних часів публічні закупівлі викликали багато питань у замовників та учасників. Численні публікації у профільних виданнях, консультації державних органів та Інфобокс від ProZorro дещо прояснювали процеси. 

Наразі законодавець змушений підлаштувати закупівельну сферу під потреби держави, що воює. Тому найдоцільніше «заходити» у тендери за підтримки досвідчених адвокатів. Майбутньому постачальникові фахівці допоможуть проаналізувати тендерну документацію, вдало подати пропозицію та успішно пройти усі етапи торгів. Замовникам адвокати допоможуть правильно скласти тендерну документацію та дотриматися вимог законодавства на усіх стадіях тендеру.